Comment optimiser l’utilisation de votre affranchisseuse ?

Une affranchisseuse a pour but d’automatiser la procédure d’affranchissement afin de gagner en rapidité et donc en productivité sur le traitement de son courrier. Mais généralement, cette automatisation en concerne que l’apposition du timbre et il reste du travail manuel fastidieux. Il existe certaines astuces pour optimiser l’utilisation de son affranchisseuse et, ainsi, la procédure entière d’affranchissement.

Choisir une affranchisseuse adaptée à ses besoins

Selon les installations dont vous disposez déjà (par exemple, une machine à mise sous pli) et le volume de courrier à traiter, votre entreprise aura tout intérêt à choisir un modèle d’affranchisseuse plutôt qu’un autre. En effet, un affranchissement optimal de votre courrier passe par des installations adaptées aux spécificités de vos besoins.

Ainsi, si vous traitez en moyenne 30 envois quotidiennement, une tpMAc vous convient mieux. Pour une moyenne de 30 à 200 envois traités chaque jour, nous recommandons davantage la pMAc. Enfin, la MAI est adaptée aux volumes de courrier supérieurs à 200 envois journaliers.

Ajoutez des options ou équipements supplémentaires

Afin de profiter au mieux des services offerts par votre affranchisseuse, il vous est possible d’y associer d’autres équipements ou d’y installer des options supplémentaires.

1. La balance postale :

   Intégrée dans la plupart des modèles d’affranchisseuse, elle peut tout de même manquer dans les petits modèles ou les anciens. Dans ces cas-ci, vous pouvez lui en adjoindre une.

   La balance postale est importante pour peser votre courrier avec précision et calculer le tarif d’affranchissement exact à imprimer sur l’enveloppe. De cette manière, vous évitez les sous- et les sur-affranchissements.

   Certaines balances proposent une technologie de pesée différentielle qui vous évite de devoir trier d’abord votre pile de courrier selon leur épaisseur.

2. L’affranchisseuse multifonction :

   L’affranchisseuse multifonction rempli diverses tâches comme l’alimentation, le pliage et le remplissage des enveloppes. Tout cela de façon automatisée.

3. Des fonctionnalités pointues :

   Ajoutez des options comme la lecture optique (pour les plis comprenant plusieurs pages), les chargeurs à forte capacité, le module de pliage polyvalent ou encore les systèmes de contrôle permettent une automatisation et un déroulement efficace de la procédure d’affranchissement.

Communiquer au personnel interne

Dernière astuce pour optimiser l’utilisation de l’affranchisseuse, mais pas des moindres, est de responsabiliser votre personnel interne. En plus de lui expliquer en détail le mode d’emploi de l’installation, informez-le sur la pertinence d’utiliser tel ou tel type d’enveloppe dans des situations précises. Par exemple, de limiter les tarifs Prior au courrier réellement urgent.