Les questions à vous poser avant de choisir votre machine à affranchir
Vous désirez acquérir une machine à affranchir ? Alors il est important que vous preniez en compte divers paramètres dans votre choix de machine. En effet, il existe de nombreux modèles de machine à affranchir sur le marché belge. Pour bénéficier d’une utilité optimale, il est donc nécessaire que le modèle choisi soit en parfaite adéquation avec les besoins de votre entreprise. Mais quelles questions devez-vous vous poser ?
Quels besoins pour la machine à affranchir ?
Les machines à affranchir sont très variées. Selon les spécificités et les besoins de votre entreprise, telle ou telle machine sera donc plus adaptée. Pour effectuer le bon choix, voici les critères que vous devez prendre en compte :
- Le volume d’affranchissement : en fonction du nombre de courriers affranchis par jour, vous choisirez une taille de machine à affranchir plus ou moins grande (tpMAc, pMAc, MAI,…).
- Le type de courrier : votre entreprise doit-elle régulièrement affranchir des colis ou paquets ?
- Le type d’affranchissement : la machine à affranchir permet-elle les envois Prior, internationaux, recommandés, publicitaires,… ?
- Les fonctionnalités : il existe de multiples fonctionnalités qui peuvent être présentes ou non dans le modèle de machine à affranchir choisi. Par exemple, une balance intégrée, une plieuse, l’impression d’un logo, la mémorisation de mesures, la gestion multi-comptes,…
Quel budget pour la machine à affranchir ?
L’utilisation d’une machine à affranchir permettra à votre entreprise de réduire ses frais postaux en bénéficiant, notamment, de tarifs d’affranchissement exclusifs. Cependant, l’acquisition d’une telle machine engendre également certaines dépenses à ne pas négliger :
- Le prix d’achat ou de location
- Le coût d’entretien
- Le coût du matériel annexe (cartouche d’encre, étiquettes,…)
- Le prix pour les mises à jour
Ces dépenses varieront selon la machine et le fournisseur. Elles doivent donc également être prises en compte dans le choix de votre machine à affranchir.
Achat ou location ?
En Belgique, vous pouvez choisir entre la location ou l’achat d’une machine à affranchir. La première option est à privilégier si vous désirez plus de flexibilité. Elle implique un coût mensuel de 3O€ environ.
La seconde option est plus avantageuse dans une perspective à long terme. Généralement, le coût d’achat est d’environ 600€ pour une machine classique (sans le coût d’entretien annuel).