Comment se déroule la location d’une machine à affranchir?
Pour traiter l’envoi du courrier d’entreprise, il est possible de louer une machine à affranchir sur tout support (cartes, enveloppes, étiquettes). Conforme aux normes postales de Bpost, elle se loue via un réseau de distributeurs agréés.
Le contrat de location, que contient-il ?
Louer une machine peut coûter de 20€ à 30€ par mois selon la machine alors que l’achat se situe entre 600€ et 1.000€. Le contrat de location comprend les frais de maintenance et parfois des prestations complémentaires (plateau de pesée, assistance sur site, hot-line…)
On compte généralement en plus du loyer et de l’achat, le coût d’entretien (très limité), l’encre, la carte à puce pour l’adaptation des nouveaux tarifs postaux (certaines machines peuvent cependant être rechargées directement en ligne), la redevance postale pour l’utilisation d’un logo publicitaire et bien-sûr les frais d’affranchissement.
Bpost peut demander au moment de la signature du contrat un dépôt de garantie équivalent à 2 mois de consommation prévisionnelle. Cette somme sera restituée au client au terme du contrat, (sous réserve de sommes dues).
Louer une machine à affranchir offre de nombreux avantages
Il apparaît plus utile de louer une machine à affranchir lorsque, au démarrage de l’activité, des incertitudes demeurent. Si l’entreprise doit s’agrandir rapidement, il ne sert à rien d’investir dans un matériel qui s’avérera vite insuffisant en capacité de traitement.
Il existe également de nombreux modèles. Louer une machine permet de tester ses besoins réels. A-t-on véritablement besoin par exemple d’une affranchisseuse avec empreinte publicitaire ?
Les frais d’installation et de maintenance sont réalisés par la société loueuse qui travaille en partenariat avec les services postaux. Une panne peut perturber sérieusement la bonne marche de l’activité. Avec la location, le contrat prévoit une intervention très rapide avec réparations ou remplacement de la machine dans les 24 heures en cas d’immobilité. Une machine hors d’usage sera définitivement remplacée si elle a été louée.
Où louer une machine pour l’affranchissement ?
Il existe en Belgique, 4 fournisseurs indépendants de machines à affranchir, à savoir Frama, Francotyp, Pitney Bowes et Neopost. Ils sont tous certifiés par Bpost. Privilégier un fournisseur à proximité est préférable pour une installation, une formation et une maintenance plus rapides.