L’entretien des machines à affranchir

Le bon fonctionnement d’une machine à affranchir est important pour assurer correctement l’envoi des courriers. Dès lors, l’entretien de votre machine doit être correctement réalisé afin de conserver des impressions claires et lisibles sur vos enveloppes. L’entretien régulier peut être facilement effectué par vous-même. Dans le cas d’un problème technique, un service spécialisé interviendra rapidement.

L’entretien

Peu importe le nombre de courriers envoyés ou le type de matériel utilisé, l’offre de location d’une machine à affranchir comprendra toujours une formule de maintenance. L’entretien est donc inscrit dans le contrat de location. En effet, les fournisseurs disposent de services techniques spécialisés et capables de trouver la solution à tous les problèmes. Généralement, ces services d’entretien ou de dépannage sont très rapides.
Plusieurs formes de maintenance peuvent être mises en place. Le choix dépendra du modèle de la machine à affranchir. Il est donc important de choisir son contrat en tenant compte des prestations proposées. En général, la maintenance de la machine se déroule en deux étapes distinctes.
Tout d’abord, le fournisseur apportera un service de téléassistance technique. Ce service s’effectue par téléphone ou par internet. Le technicien va, dès lors, accéder aux équipements concernés par l’entretien à distance. Ce service se démarque par sa rapidité d’action car le technicien n’a pas à se déplacer, c’est immédiat. Il est également souvent très disponible avec des plages horaires très larges et une disponibilité 7 jours sur 7.
Ensuite, si le technicien n’arrive pas à effectuer son dépannage à distance, une équipe va intervenir directement sur place, dans les locaux de l’entreprise. Cette étape doit être discutée lors de la signature du contrat car les délais d’intervention peuvent varier d’un fournisseur à un autre (allant de quelques heures à quelques jours).
Le type de maintenance pouvant varier d’un fournisseur à un autre, il est important de comparer les offres proposées. Une machine bien entretenue sera plus efficace. Il est donc conseillé de sélectionner un fournisseur en tenant compte de sa proximité géographique pour favoriser un dépannage rapide.

Quelques gestes à faire soi-même

L’entretien de la machine va, en grande partie, être réalisé par des professionnels. Cependant, certains gestes sont conseillés aux propriétaires. En effet, il est recommandé de nettoyer régulièrement la tête d’impression et de remplacer la cartouche d’encre si nécessaire. Ces gestes sont rapides et faciles à réaliser et vont vous assurer la bonne inscription des empreintes d’affranchissement. Celles-ci seront, dès lors, bien lisibles pour l’envoi.

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Pour affranchir correctement vos envois, votre machine à affranchir doit être complétée par du matériel spécifique (documents, matériel pour affranchir ou déposer les envois,…). Tout comme d’autres fournitures de bureau, le stock du matériel d’affranchissement peut être épuisé. Dès lors, il devient important de réaliser une nouvelle commande de ce matériel afin d’assurer le succès…

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Une fois vos envois affranchis grâce à votre machine à affranchir, vous devez les déposer à l’endroit adéquat pour qu’ils puissent être envoyés. Vous avez alors le choix entre 3 possibilités: le dépôt dans une boite aux lettres rouges, le dépôt dans un bureau de poste ou Point Poste ou l’enlèvement à domicile.

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Afin de pouvoir affranchir correctement vos courriers, votre machine à affranchir doit être chargée en valeur d’affranchissement. Cela signifie que vous devez verser une certaine somme de laquelle sera décomptée la valeur de l’affranchissement à chaque utilisation. Pour vous aider dans votre recharge, voici 4 étapes à suivre.

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L’affranchissement d’un envoi est influencé par plusieurs facteurs tel que le type de courrier à affranchir. Avec une machine, l’affranchissement devient automatisé et donc beaucoup plus facile et rapide. Voici, cependant, quelques conseils pour affranchir correctement un paquet.

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