Machine à timbrer : quelles sont les règles à respecter ?

Bien souvent, pour profiter des avantages d’une machine à timbrer, une entreprise doit recourir à un contrat de location. En Belgique, il est pourtant également possible d’en posséder une. Dans ce cas-là, l’entreprise se doit de respecter certaines règles prédéfinies par La Poste.

Une utilisation encadrée de la machine à timbrer

Tous les modèles de machines à timbrer doivent être agréés par La Poste. De cette manière, le service postal belge s’assure de la conformité de la machine avec les normes actuelles. Ces normes pouvant changer, la machine peut être dépassée et il peut être exigé de la remplacer.
Mais l’acquisition de la machine à affranchissement n’est pas suffisante. L’entreprise doit également recevoir un droit d’utilisation. Généralement, c’est son fournisseur qui se charge de ces démarches. Ce droit ne doit pas être renouvelé mais il peut lui être retiré en cas de non respect du règlement de La Poste.

Les règles concernant le chargement du crédit

La Poste détermine les tarifs applicables par la machine à timbrer (toujours plus avantageux que le prix d’un timbre classique). Mais l’entreprise est libre de charger le montant qu’elle désire. Le crédit non utilisé ne peut cependant pas être remboursé.
Le crédit peut être chargé sur la machine à timbrer de 2 façons : en passant par le fournisseur de la machine ou en passant par Internet (site de La Poste).

Les obligations du propriétaire

En possédant une machine à timbrer, l’entreprise s’engage à tenir certaines obligations. Ainsi, elle s’engage à effectuer une maintenance régulière de la machine. Toutes les réparations éventuelles sont à sa charge. La machine à timbrer peut être contrôlée par La Poste à tout moment.
L’entreprise doit également informer La Poste dans les cas suivants :

  • Un changement d’adresse ou d’activité ;
  • Le prêt de la machine à timbrer ;
  • La vente de la machine ;
  • Une réparation ;
  • Le vol de la machine ;
  • Une cessation d’utilisation.

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