Comment fonctionne une machine à affranchir?

Une machine à affranchir est un outil très efficace pour une société émettant de nombreux envois postaux. En effet la machine à affranchir permet un gain de temps et d’argent pouvant être considérable pour une entreprise. Mais comment fonctionne-t-elle?

L’affranchissement par la machine

La machine à affranchir imprime une empreinte postale sur l’envoi.  Celle-ci est composée de trois marques distinctives:

1. La première marque agit comme un timbre-poste. Elle indique donc la valeur faciale (c’est-à-dire financière) de l’envoi et le pays émetteur. La valeur faciale est déterminée au centime près par la pesée automatique de l’envoi. Ainsi, vous n’avez plus de risque de sous ou sur-affranchissement.
2. La seconde marque remplace l’oblitération (la marque postale apposée habituellement sur le timbre). Elle indique donc la date et le lieu où cette émission a été imprimée.
3. La troisième marque renseigne des indications techniques. On y retrouve d’une part le numéro de série de la machine à affranchir ce qui permet de pouvoir tracer avec exactitude l’origine de l’envoi, et d’autre part un numéro d’abonnement liant l’émetteur de l’empreinte au service postal. Cette empreinte est soumise à des conditions précises suivant l’opérateur postal mais peu, néanmoins, être personnalisable via l’introduction du logo de la société, d’une police ou d’une couleur spécifique. Bien évidemment la personnalisation de cette marque doit être effectuée par le fabricant de machines à affranchir.

La connexion avec le service postal

Votre appareil est relié via une connexion internet normale au service Bpost. Vous devez disposer soit d’un compte à la banque de la poste, soit d’un compte transit. Dans le premier cas l’affranchissement est prélevé de votre compte ; dans le second cas cela fonctionne via un système de recharge (une sorte de Proton postal). Cette connexion à Bpost est obligatoire afin de relever les dépenses consommées mais également de manière à pouvoir télécharger les mises-à-jours des tarifs en vigueur. Un récapitulatif sous forme de facture vous est envoyé chaque mois pour tenir à jour votre comptabilité.
Le service postal propose plusieurs solutions quant à l’enlèvement des plis à envoyer. Vous pouvez vous rendre à une boite aux lettres normale, dans un bureau de poste ou dans un centre à réception massive (au-delà des 500 envois). Le service postal peut également venir les réceptionner moyennant un paiement. Cela se fait via l’utilisation de sacs spécifiques (étiquette blanche pour les envois prior’s, bleue pour les non-prior’s et rouge pour les recommandés).