Fonctionnement

Machine à affranchir: la facturation des affranchissements

La machine à affranchir permet d’automatiser la gestion de votre courrier. Cela signifie que le calcul de la valeur d’affranchissement et l’apposition de cette affranchissement se font mécaniquement. Cette automatisation va encore plus loin. En effet, les machines à affranchir sont dotées d’un système de facturation automatique. Mais comment fonctionne ce système? Que contient exactement la facture?

1. La facture mensuelle

Lorsqu’une entreprise souhaite affranchir son courrier grâce à une machine spécialisée, elle doit recharger cette dernière. Dès lors, à la fin de chaque mois, bpost lui envoie une facture reprenant ces montants rechargés. Ceux-ci sont prépayés donc la facture ne doit pas être réglée. Elle est simplement à titre informatif et utile pour la comptabilité.
Pour réaliser la facture de l’entreprise, bpost se connecte à la machine concernée via un modem ou une ligne téléphonique. Les informations sont alors récoltées par télérelève. L’entreprise ne doit rien fournir.
Si l’entreprise loue sa machine, elle recevra également une facture de location de la part de son fournisseur. Celle-ci est donc distincte de la facture des affranchissements.

2. Le contenu de la facture

La facture reprend le détail du chargement par machine à affranchir. Les informations mentionnées peuvent être regroupées comme suit:

a. Références légales et identification de l’entreprise

  • Adresse de facturation
  • Adresse du siège social (peut être différente de l’adresse de facturation)
  • Numéro de TVA
  • Numéro d’identification: numéro client et numéro PRS (identifiant en tant que client qui est demandé à chaque contact avec le service client de bpost).

b. Détail des chargements

Les chargements effectués sur le mois sont détaillés par machine à affranchir. Cela signifie que si l’entreprise dispose de plusieurs machines, chacune d’entre elles aura un sous-total reprenant son numéro d’identification et son adresse (ou la machine est installée).

c. Paiement de la facture

La machine à affranchir est reliée à un compte bancaire. Dès lors, chaque recharge est automatiquement débitée du compte. Sur la facture, le solde (équivalant donc à 0) est indiqué.
Les montants mentionnés sur la facture sont les montants rechargés sur la machine et non les éventuels dépôts sur le compte bancaire lié à la machine.

d. Divers

  • Numéro de la facture
  • Code TVA: celui-ci est attribué à chaque ligne de détail en fonction du régime TVA en vigueur. Une légende explicative est également présente au bas de la facture.

3. L’utilité de la facture

Le système de facturation automatique de la machine à affranchir permet de simplifier la comptabilité de l’entreprise. En effet, la machine va, elle-même, contrôler et analyser les dépenses qui lui sont liées. Pour cela, elle dispose d’un compte de gestion qui lui est intégré. Celui-ci comptabilise les dépenses d’affranchissement et le volume des plis affranchis. Il est également possible de créer différents comptes de gestion par utilisateur ou par service par exemple.
Cette simplicité de facturation permet à l’entreprise de gagner du temps sur sa comptabilité.

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