6 conseils pour réussir l’affranchissement de vos envois
Lors de l’affranchissement d’un courrier, certains facteurs vont influencer le tarif postal à appliquer. Dès lors, l’affranchissement peut devenir une mission compliquée et de longue haleine. Grâce à la machine à affranchir, vous pourrez vous simplifier la tâche (les tarifs sont préenregistrés). Avec cette machine et les conseils qui suivent, l’affranchissement deviendra un véritable jeu d’enfant.
CONSEIL 1: Triez votre courrier par type d’envois
Réalisez un premier tri de vos envois selon leur catégorie. Par exemple, vous pouvez séparer les lettres et les paquets, les envois Prior et les envois Non Prior,… Ce tri vous permettra de gagner du temps précieux lors de l’affranchissement.
CONSEIL 2: Vérifiez le solde de votre machine
Il est inutile de vouloir affranchir un courrier si le solde de votre machine est insuffisant. Pour contrôler cela, votre machine à affranchir dispose de 2 compteurs:
- Un compteur progressif pour les affranchissements effectués
- Un compteur dégressif qui vous indique le solde restant disponible
CONSEIL 3: Vérifiez le tarif d’affranchissement sélectionné
Cette vérification vous permettra d’éviter toutes erreurs éventuelles.
Si la Poste adapte ses tarifs, votre fournisseur prendra contact avec vous. Ensuite, les nouveaux tarifs seront soit chargés en ligne soit introduits au moyen d’une nouvelle puce selon le modèle de votre machine.
CONSEIL 4: Vérifiez que votre envoi porte correctement une double empreinte
Les envois affranchis doivent obligatoirement porter 2 empreintes:
- Une empreinte “timbre-dateur” sur laquelle la date de l’envoi est imprimée
- Une empreinte d’affranchissement constituée entre autres du tarif postal appliqué
Vérifiez également que l’impression de ces deux empreintes est claire et lisible. Les machines à affranchir actuelle réalise des impressions rouge vif ou bleu foncé. La valeur de l’affranchissement et le numéro d’identification sont également clairement indiqués.
Les empreintes doivent être placées sur la face avant des envois, dans l’angle supérieur droit. Tenez également compte du sens d’écriture de l’adresse.
CONSEIL 5: Vérifiez la date d’affranchissement
Indiquez la date d’affranchissement selon l’heure à laquelle vous postez votre courrier:
- Indiquez la date du jour même si vous postez votre courrier avant la dernière levée (les heures sont indiquées sur les boîtes aux lettres de la Poste).
- Indiquez la date du lendemain si vous postez votre courrier après la dernière levée.
CONSEIL 6: N’oubliez jamais d’inscrire correctement le(s) nom(s) et adresse sur vos envois.
Le(s) nom(s) et adresse doivent être indiqués au milieu de la face avant de votre envoi et clairement lisibles.