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Machine à affranchir : un suivi optimal de vos dépenses

Dans la société actuelle, économie et rentabilité sont les maîtres mots. La crise oblige les dirigeants à suivre de près chaque poste de dépense et à maitriser les coûts en cherchant toujours la rentabilité maximale. Ainsi, la moindre sortie d’argent doit être calculée au plus juste et la précision est de plus en plus de rigueur. Dans le domaine de la gestion du courrier, les frais sont rarement optimisés. L’affranchissement est imprécis du fait de la tarification des timbres, et les lettres sont souvent sur-affranchies. D’autres dépenses viennent également se greffer à l’expédition du courrier, tels les frais de déplacement pour se rendre au bureau de poste afin de se fournir en timbres. Par ailleurs, si le budget d’achat a été sous-estimé, il faudra retourner en acheter à la dernière minute, ce qui engendrera en outre une perte de temps.

Pour contrer ces problèmes, de plus en plus d’établissements choisissent d’investir dans une machine à affranchir. En effet, celle-ci offre la possibilité de réduire au maximum les dépenses dues au sur-affranchissement en proposant une mesure exacte du courrier. L’avance de frais ainsi que les déplacements qu’engendre l’achat d’un stock de timbres deviennent également superflus. En affranchissant ainsi sur place, au prix exact par rapport au poids, des dépenses inutiles sont évitées.

Prise individuellement, l’économie réalisée semble bien dérisoire, représentant quelques centimes tout au plus. Mais, envisagée dans sa globalité, en prenant en compte le nombre total de courriers expédiés sur une année d’exercice, cette somme peut rapidement devenir conséquente et avoir un impact direct, non négligeable sur le budget total de l’entreprise.

De plus, la machine à affranchir permet une analyse des dépenses en créant un compte pour chaque service. Il est ainsi possible de cibler précisément les gaspillages et d’envisager des solutions pour les réduire.

Même si de nombreux paramètres entrent en compte lorsque l’on parle de maîtrise du budget courrier, l’utilisation d’une machine à affranchir constitue une démarche importante. Aujourd’hui, l’économie de détail trouve toute son importance, et une entreprise s’attachant à ce type d’optimisation sera gagnante aussi bien sur le plan du budget que sur celui de la communication, puisqu’elle véhiculera l’image d’une conduite responsable et d’une recherche de l’excellence.

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